Jawab:

Berkas ditunda dapat disebabkan karena hal-hal sebagai berikut:

  1. Informasi yang disampaikan tidak jelas
  2. Kronologis perkuliahan yang tidak jeas
  3. Berkas yang disyaratkan tidak lengkap
  4. Informasi yang diminta tidak lengkap
  5. Persyaratan tidak dipenuhi
  6. Prosedur tidak dipenuhi (misal: scan seluruh passport tidak dalam 1 lembar, disertasi tidak dilengkapi)
Jawab:

Persyaratan:

  1. SK Penyetaraan yang asli (Jika hilang, maka diganti dengan Surat Keterangan Pengganti SK yang dikeluarkan oleh kementerian)
  2. Fotokopi SK atau SK Pengganti yang akan dilegalisir, maksimal sebanyak 5 lembar

Prosedur:

  1. Datang ke kantor Kemenristekdiktidikti dengan membawa dokumen persyaratan (dapat diwakilkan, dengan membawa surat kuasa)
  2. Ambil nomor antrian
  3. Serahkan berkas kepada petugas di Layanan PINTU Kemenristekdikti
  4. Mengambil surat tanda terima berkas

Ketentuan:

  1. Jumlah maksimal yang dilegalisir adalah 5 lembar.
  2. Waktu yang diperlukan untuk legalisir adalah 1 s/d 3 hari.
  3. Pengambilan hasil legalisir dilakukan di Layanan PINTU Kemenristekdikti (dapat diwakilkan, dengan membawa surat kuasa)
Jawab:

Persyaratan:

  1. Surat Permohonan pembuatan SK Pengganti dengan alasan SK hilang;
  2. Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian;
  3. Fotokopi KTP (dan menunjukkan yang asli); dan
  4. Fotokopi SK Penyetaraan (jika ada).

Prosedur:

  1. Datang ke layanan PINTU Kemenristekdikti dengan membawa dokumen persyaratan (dapat diwakilkan, dengan membawa surat kuasa);
  2. Ambil nomor antrian;
  3. Serahkan berkas kepada petugas di Layanan PINTU Kemenristekdikti; dan
  4. Mengambil surat tanda terima berkas.

Ketentuan:

  1. Waktu yang diperlukan untuk penggantian SK Pengganti adalah 1 s/d 3 hari.
  2. Apabila SK tersebut memang pernah dikeluarkan oleh Kementerian, maka akan akan diterbitkan Surat Keterangan Pengganti SK, BUKAN menerbitkan SK Penyetaraan baru.
  3. Pengambilan hasil SK Pengganti dilakukan di Layanan PINTU Kemenristekdikti (dapat diwakilkan, dengan membawa surat kuasa)
Jawab:

Aturan scan Passport:

  1. Lembar Passport selama masa studi discan seluruh halaman termasuk laman kosong, dan termasuk Passport lainnya apabila pada masa studi sempat terjadi penggantian Passport.
  2. Passport discan berwarna (yang discan adalah Passport asli)
  3. Masing-masing Passport digabung menjadi 1 file (Apabila ada 2 Passport, maka ada 2 file dengan halaman full)
  4. Scan Passport harus jelas terbaca.

Jika aturan ini tidak dipenuhi, maka usulan anda akan ditunda, dan diminta untuk diperbaiki agar memenuhi persyaratan diatas.

Jawab:

Pengusul dapat mengusulkan nama Perguruan tinggi dan nama Program Studi secara online melalui sistem penyetaraan ini dengan melampirkan bukti akreditasi (jika di negara tersebut menggunakan sistem akreditasi). Apabila di negara tersebut tidak menggunakan sistem akreditasi, maka dapat menggunakan bukti pengakuan dari Pemerintah negara setempat bahwa Perguruan Tinggi tersebut memang diakui oleh Pemerintah setempat sebagai Perguruan Tinggi yang sah untuk penyelenggara Pendidikan Tinggi formal.

Bukti akreditasi atau pengakuan dari Pemerintah negara setempat dapat diganti dengan Surat Keterangan dari Perwakilan RI atau Kedutaan Besar ditempat anda studi yang menerangkan bahwa Perguruan Tinggi dan/atau Program Studi tersebut terakreditasi atau diakui oleh Pemerintah setempat.

Bukti akreditasi dapat berupa Link (URL) atau screen capture website akreditasi dari negara tersebut.

Jawab:

Isian data penyetaraan adalah tanggung jawab penuh pribadi pengusul. Tidak ada penerbitan ulang SK untuk memperbaiki SK yang sudah dibuat. Jika terjadi kesalahan isian data SK yang mengakibatkan salah cetak, maka akan diterbitkan Surat Keterangan Pengganti SK, BUKAN menerbitkan SK Penyetaraan baru.

Prosedur:

  1. Ajukan surat permohonan perbaikan data ditujukan kepada Direktur Pembelajaran, Ditjen Pembelajaran dan Kemahasiswaan Kemenristekdikti
  2. Lampirkan copy SK dan dokumen-dokumen pendukung yang dapat mendukung argumentasi bahwa datanya salah
  3. Surat Keterangan Pengganti SK dapat diambil di layanan PINTU Kemenristekdikti, Jakarta
Jawab:

Jika passport selama masa studi hilang dapat diganti dengan berkas-berkas berikut ini:

  1. Surat Keterangan Hilang dari Polisi (Wajib); dan
  2. Surat keterangan dari kampus bahwa ybs pernah studi di sana pada masa kapan dan telah lulus (Wajib); dan
  3. Surat keterangan dari perwakilan RI di negara setempat (Kedubes Indonesia di negara itu) bahwa ybs pernah kuliah di sana (Wajib); dan
  4. Student Card (opsional);
  5. Resident Permit (opsional).

Jika Persyaratan Wajib tidak dapat dipenuhi, maka proses penyetaraan ijazah tidak dapat dilanjutkan.

Jawab:
  1. Status Draft, usulan dalam proses dilengkapi oleh pengusul.
  2. Status Proses Verifikasi Data, usulan dan persyaratan dokumen yang berhasil terkirim (submit) ke sistem sedang diverifikasi oleh tim pemberkasan.
  3. Status Ditunjuk ke Tim Penilai, usulan sedang dalam proses penilaian oleh tim penilai.
  4. Status Validasi Hasil Penilaian, hasil penilaian sedang divalidasi oleh pejabat untuk dicetak
  5. Status Dicetak, SK dalam proses cetak
  6. Status Ditandatangani dan Siap Diambil, SK telah ditandatangani dan siap diambil
  7. Status SK Diambil, SK telah diambil
  8. Status Diterima, Ijazah dapat disetarakan dengan jenjang tertentu
  9. Status Ditunda, usulan ditunda dan diminta melengkapi persyaratan/informasi yang diminta
  10. Status Ditolak, usulan tidak dapat diproses lebih lanjut
Jawab:

Tidak semua negara memiliki sistem akreditasi, sebagai contoh Kanada. Maka pengusul cukup memberikan dokumen yang memuat informasi tidak diterapkannya akreditasi ini pada kolom akreditasi yang diminta, disertai dengan tautan pernyataan mengenai sistem akreditasi ini (jika ada).

Catatan:
Bagi perguruan tinggi dari negara yang menerapkan sistem akreditasi (contoh: Amerika Serikat) tetapi Perguruan Tinggi tersebut tidak terdapat pada database lembaga akreditasinya (contoh: CHEA), maka proses penyetaraan ijazah tidak dapat dilanjutkan (ditolak)

Jawab:

Seluruh berkas yang discan HARUS berkas yang asli, bukan fotokopi. Yang melampirkan scan fotokopi, usulan penyetaraan tidak dapat diproses.

Jawab:

Diploma Supplement atau Surat Keterangan Pendamping Ijazah adalah dokumen yang berisikan tentang Capaian Pembelajaran (Learning Outcome) dari sebuah program studi. Diploma Supplement juga berisikan informasi mengenai data mahasiswa yang mengikuti program tersebut, kualifikasi pendidikan yang diambil, jenjang pendidikan yang diambil, informasi mengenai daftar mata kuliah pada program tersebut, sistem penilaian, lama studi, dan informasi lain terkait dengan sistem pendidikan di negara setempat.

Catatan: Pengusul disarankan melampirkan Diploma Supplement ini agar mempermudah tim penyetaraan menilai, sehingga proses penyetaraan lebih cepat.

Jawab:

Jika berkas-berkas TIDAK menggunakan Bahasa Inggris, maka dokumen-dokumen tersebut WAJIB diterjemahkan. Dokumen yang WAJIB diterjemahkan oleh PENERJEMAH TERSUMPAH atau SWORN translator adalah Ijazah, Transkrip Akademik. Berkas-berkas selain Ijazah dan Transkrip dapat diterjemahkan oleh non penerjemah tersumpah.

Catatan: Bagi lulusan China, CDGDC wajib diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah apabila berkas aslinya dalam bahasa Mandarin.

Jawab:

Apabila Negara yang bahasanya bukan Bahasa Inggris, tapi perguruan tinggi menyediakan versi tejemahannya, maka terjemahan tersebut dapat diterima. Tetapi ijazah versi bahasa asli harus dilampirkan bersama-sama dengan versi terjemahan Inggris tersebut.

Jawab:

Jangan dianggap tim pemahaman tim Penyetaraan memahami pendidikan yang Saudara ambil sama dengan pemahaman Anda. Maka permudah tim untuk memahami sistem pendidikan yang Anda ambil dengan menyajikan informasi yang selengkap-lengkapnya.

Agar proses penyetaraan lebih cepat, berikan kemudahan bagi tim penyetaraan dalam melakukan verifikasi dan penialain usulan Anda. Apa-apa saja yang dapat mempermudah tersebut?

  1. Ikuti alur sesuai prosedur
  2. Lengkapi persyaratan sesuai dengan yang diminta
  3. Scan dokumen-dokumen persyaratan dengan baik, jelas, dan mudah terbaca
  4. Lengkapi dokumen-dokumen penunjang, seperti Student Card, Resident Permit, Surat Sponsorship dari penyedia beasiswa (jika ada, ini sangat membantu tim dalam penilaian)
  5. Log Book (rekaman supervisi dengan dosen pembimbing)
  6. Dokumen-dokumen lain yang Anda anggap perlu untuk dilampirkan

Catatan: 
Semakin tidak lengkap informasi yang Anda sampaikan, akan semakin sulit tim menilai, dan akan semakin lama proses penyetaraan Anda selesai.

Jawab:

Banding atau peninjauan kembali terhadap hasil penilaian difasilitasi oleh Kemenristekdikti. Banding/peninjauan kembali dilakukan atas ketidakpuasan pengusul terhadap hasil penilaian, seperti hasil kesetaraan jenjang, atau program studi/specialty.

Persyaratan:

  1. Surat permohonan banding/peninjauan kembali dari pengusul beserta alasan kenapa dilakukan banding.
  2. Fotokopi SK
  3. Dokumen-dokumen lain yang dianggap perlu, yang dapat memperkuat alasan kenapa peninjauan kembali dilakukan.

Prosedur:

  1. Berkas dapat dikirim atau diantar ke Kemenristekdiktidikti dengan dengan melampirkan dokumen persyaratan (dapat diwakilkan, dengan membawa surat kuasa)
  2. Berkas yang telah diterima akan dievaluasi oleh tim

Ketentuan:

  1. Waktu yang diperlukan untuk evaluasi banding/peninjauan kembali adalah 1 s/d 5 hari.
  2. Jika banding disetujui akan dikeluarkan SK Pengganti (bukan SK Baru) sesuai dengan hasil banding
  3. Jika banding ditolak akan dikeluarkan surat bahwa banding ditolak dengan alasan penolakan dari Kementerian.
  4. Banding hanya bisa dilakukan sebanyak 1 (satu) kali.
Jawab:

Jika proses penyetaraan anda telah selesai, anda akan mendapatkan notifikasi bahwa SK Penyetaraan dapat diambil. Apabila dalam 6 (enam) bulan setelah notifikasi tersebut dan Saudara tidak mengambil SK tersebut, maka Direktorat Pembelajaran tidak bertanggung jawab apabila terjadi kehilangan, kerusakan, dan lain-lain terhadap SK Penyetaraan;